A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI ENTERPRISE
Enterprise adalah sebuah sistem dari
manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul
untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan , dengan tujuan
mendapatkan keuntungan. Sistem enterprise mendukung struktur organisasi
yang sebelumnya tidak mungkin untuk menciptakan budaya organisasi yang
lebih disiplin.
Hal mendasar dari EIS adalah platform
teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian
menjadi satu (single) informasi secara logikal, sehingga Enterprise
(perusahaan/organisasi) bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan
dengan mudah. Dalam hal ini, tidak hanya sekedar penggunaan teknologi
jaringan misal LAN (local area network) sehingga antar divisi terhubung
secara fisik tapi juga integrasi proses bisnis masing masing divisi.
Dibutuhkan juga penyatuan semua database secara logikal, sehingga bukan
hanya antar divisi tapi juga pengaksesan informasi untuk semua level di
organisasi baik dari staf operasional, manajer maupun direktur.
Untuk menjawab tantangan kebutuhan
informasi dan pengambilan keputusan yang semakin butuh kecepatan dan
ketepatan, Sistem informasi konvensional tampaknya belum cukup. Orang
berpikir bagaimana membuat sebuah
sistem informasi dengan domain informasi
seluruh bagian perusahaan, baik dalam satu lokasi maupun di lokasi yang
terpisah. Hal inilah yang melatarbelakangi konsep enterprise Information
System. EIS sebenarnya merupakan pengembangan dari konsep yang sudah
ada yaitu Executive Information system dan DSS yang diperluas untuk
domain seluruh perusahaan. EIS mempunyai batasan-batasan sebagai
berikut:
Corporate wide system
Cakupan dari EIS adalah seluruh bagian
dari perusahaan, sehingga dari satu sistem kita bisa mendapat informasi
dari semua bagian, misalnya dari bagian keuangan, SDM, Pemasaran,
Produksi dll dalam sistem yang terintegrasi.
Holistic Information
Informasi yang disajikan adalah informasi
yang menyeluruh, tidak per bagian, informasi jenis ini sangat penting
untuk pengambilan keputusan perusahaan secara umum.
Business Intelligence
Keseluruhan aktifitas dari sistem digunakan untuk mendukung kebijakan
yang diambil dalam bisnis yang digeluti
oleh perusahaan.Sehingga penggunaan EIS akan meningkatkan business
intelligence dari pengguna sistem (eksekutif).
Sebelum lebih jauh membicarakan tentang
EIS dan contohnya, ada baiknya kita melihat karakteristik aliran
informasi yang dibutuhkan eksekutif untuk
pengambilan keputusan.
Karakterisitik dari EIS :
Kualitas informasi
- Flexible
- Menghasilkan informasi yang benar
- Meghasilkan informasi berkala
- Meghasilkan informasi relevant
- Menghasilkan informasi yang komplet
- Menghasilkan informasi yang valid
User Interface
- Mempunyai GUI yang bagus
- User Interfacenya harus user friendly
- Memungkinkan acces yang aman ke informasi
- Dapat diakses dari banyak tempat
- Menyediakan cara pengaksesan informasi yang cepat dan mudah
Keuntungan dari EIS:
- Memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi
- Memfasilitasi akses ke seluruh informasi
- Meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan
- Menyediakan keuntungan kompetitif
- Mempercepat waktu pencarian informasi
- Meningkatkan kemampuan komunikasi.
- Meningkatkan kualitas komunikasi
- Memungkinkan perencanaan
- Memenuhi kebutuhan eksekutif
- Memungkinkan pencarian penyebab masalah
- Memungkinkan antisipasi masalah dan kesempatan dari kemampuan dan
manfaat eis diatas,eis mempunyai banyak persamaan dengan DSS.
B. EIS DAN BUSINESS PROCCES
Proses bisnis
(business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses yang
mendukung proses-proses operasional dalam perusahaan. Proses bisnis
berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain
untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran
strategis dari organisasi. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi
beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga
berkontribusi untuk mencapai tujuan dari super prosesnya.
Untuk meluncurkan produk yang baik tidak
pernah terlepas dari standar proses bisnis perusahaan yang baik pula.
Proses bisnis yang benar dapat menekan biaya operasional suatu
perusahaan dalam memproduksi produk keluarannya, karena perusahaan sudah
tidak perlu lagi berimprovisasi dalam menyusun standarisasi proses
bisnis mereka.
Suatu proses bisnis yang baik harus
memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan
membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya
proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang
berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam
menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan
bisnis dan pasar.
Pengelolaan proses bisnis yang baik yang
didukung dengan EIS akan memberikan keuntungan-keuntungan pada
organisasi perusahaan, yaitu :
- Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer.
- Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.
- Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan.
- Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin.
- Organisasi dapat mengelola dengan baik integrasi proses-proses antar bagian yang ada.
- Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses operasional dalam perusahaan.
- Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin.
- Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar.
Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama:
• Pemodelan
Pengguna dapat mendefinisikan dan
mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer
Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan,
sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan
workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus
dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT.
• Pengintegrasian
BPM dapat menghubungkan setiap elemen
dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi
dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level
aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application
Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini
berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat
wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu
proses bisnis.
• Pengawasan
Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol
performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari
setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna
juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan,
maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya.
• Optimalisasi
Pengguna dapat menganalisa dan memonitor
suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan
pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses
tersebut untuk meningkatkan efisiensinya.
Hubungan EIS dalam bisnis proses akan
memberikan suatu keuntungan yang luar biasa besarnya dalam pencapaian
tujuan dan target perusahaan/instansi, karena penggunaan fasilitas dan
sistem informasi (EIS) sangat menunjang dan mendukung dalam berbagai hal
seperti; kecepatan, keakuratan,dan kualitas dari informasi dan produk
yang dihasilkan.
C. EIS DAN HIRARKI MANAJEMEN
Hirarki adalah alat yang paling mudah
untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan
ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan, menyusun elemen-elemen
tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan penilaian atas
elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan mana yang akan
diambil. Proses penyusunan elemen-elemen secara hirarkis meliputi
pengelompokan elemen-elemen dalam komponen yang sifatnya homogen dan
menyusun komponen-komponen tersebut dalam level hirarki yang tepat.
Hirarki juga merupakan abstraksi struktur
suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antara komponen dan juga
dampak-dampaknya pada sistern. Abstraksi ini mempunyai bentuk saling
berkaitan, tersusun dan suatu puncak atau sasaran utama (ultimate goal)
turun ke sub-sub tujuan tersebut, lain kepelaku (aktor) yang memberi
dorongan, turun ketujuan-tujuan pelaku, kemudian kebijakan-kebijakan,
strategi-strategi tersebut. Dengan demikian hirarki adalah sistem yang
tingkatan-tingkatan (level) keputusannya berstratifikasi dengan beberapa
elemen keputusan pada setiap tingkatan keputusan. Secara umum hirarki
dapat dibagi dua jenis (Bambang Permadi, AHP Pusat Antar Universitas –
Studi Ekonomi, Ul, Jakarta, 1992, hal.3), yaitu:
1. Hirarki Struktural, menguraikan
masalah yang kompleks diuraikan menjadi bagian-bagiannya atau
elemen-elemennya menurut ciri atau besaran tententu sepenti jumlah,
bentuk, ukuran atau warna.
2. Hirarki Fungsional , menguraikan
masalah yang kompleks menjadi bagian-bagiannya sesuai hubungan
essensialnya Misalnya masalah pemilihan pemimpin dapat diuraikan menjadi
tujuan utama yaitu mencari pemimpin, kriteria pemimpin yang sesuai dan
alternatif pemimpin-pemimpin yang memenuhi syarat. Penyusunan hirarki
atau struktur keputusan dilakukan untuk menggambarkan elemen sistem atau
alternatif keputusan yang teridentifikasi.
TingkatanManajemen
1. Manajer pada tingkat tertinggi hirarki
organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut
berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung jawab atas
pengelolaan organisasi secara keseluruhan.
2. Manajer tingkat menengah mencakup
manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat
pengendalian manajemen. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi
berdasarkan departementalisasi, wilayah, produk atau divisi.
3. Manajer tingkat bawah, mencakup kepala
departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat
pengendalian operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan
sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah
kebijakan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan, serta
mengendalikan transaksi harian.
PERAN MANAJEMEN menurut Henry Mintzberg :
1.Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari :
Ø figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasiuntuk kegiatan2 diluar organisasi.
Ø pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan- bawahannya.
Ø penghubung (liaison) : manajer menghubungkan
personal2 di semua tingkatan manajemen.
2.Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve
center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan
sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di
organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara
(spokesman) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yg
dimilikinya.
3.Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai
entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg
mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika
terjadi konflik di dalam organisasi.
Hubungan EIS dan hirarki maanajemen
mempunyai manfaat : dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas informasi
yang tersedia bagi para eksekutif dan Kebutuhan Informasi akan menjadi :
a. informasi yang tepat waktu
b. akses lebih besar ke data operasional
c. informasi relevan yang lbh singkat
d. informasi baru
e. informasi lbh banyk tentang lingkungan eksternal
f. informasi yang lebih kompetitif
g. akses lebih cepat ke database eksternal
h. akses lebih gepat ke informasi
i. mengurangi biaya kertas
D. CORPORATE GOVERNANCE DAN IT GOVERNANCE
Pada intinya konsep IT governance adalah
bagaimana cara memanage penggunaan teknologi informasi pada sebuah
organisasi. Paper ini akan membatasi pembahasannya pada IT Governance di
organisasi publik. Masih banyak permasalahan tentang IT governance
organisasi publik di Indonesia, meski blue printnya telah ada dan jelas.
Penggunaan teknologi informasi yang masih belum bersifat terintegrasi,
dan kebijakan yang masih kurang memayungi penggunaan teknologi
informasi. Paper ini berargumen bahwa federal model dalam penerapan IT
governance adalah yang paling sesuai untuk diterapkan di sektor publik
di Indonesia.
IT GOVERNANCE
IT Governance merupakan konsep yang
berkembang dari sektor swasta, namun dengan berkembangnya penggunaan
Teknologi Informasi (TI) oleh sektor publik – organisasi-organisasi
pemerintahan- maka IT Governance juga harus diterapkan di sektor yang
banyak menuntut perbaikan pelayanan bagi masyarakat ini. Peranan IT
governance tidaklah diragukan lagi dalam pencapaian tujuan suatu
organisasi yang mengadopsi TI. Seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya
pada organisasi publik, maka IT Governance yang pada intinya adalah
bagaimana memanaje penggunaan TI agar menghasilkan output yang maksimal
dalam organisasi, membantu proses pengambilan keputusan dan membantu
proses pemecahan masalah – juga harus dilakukan. Prinsip-prinsip IT
Governance harus dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana
fungsi-fungsi manajemen dilaksanakan secara sistemik dilaksanakan pada
sebuah organisasi publik. Weill dan Ross (2004:2) mendefenisikan IT
Governance sebagai keputusan-keputusan yang diambil, yang memastikan
adanya alokasi penggunaan TI dalam strategi-strategi organisasi yang
bersangkutan
. Contoh bidang cakupan IT governance
sektor publik adalah keputusan pemerintah yang menentukan siapa yang
memiliki wewenang dan tanggungjawab dalam pembuatan keputusan tentang
berapa jumlah investasi yang dapat dilakukan pada sektor publik X dengan
memanfaatkan TI. Suatu IT governance yang efektif berarti penggunaan TI
pada organisasi tersebut mampu meningkatkan dan mensinergiskan antara
penggunaan TI dengan visi,misi, tujuan dan nilai organisasi yang
bersangkutan. Menurut Weill&Ross (204:10), suatu IT Governance yang
efektif adalah yang mampu menjawab tiga pertanyaan berikut, yakni:
(1). Keputusan-keputusan apa yang harus diambil untuk memastikan terlaksananya efektif manajemen dan efektif penggunaan TI?;
(2). Siapa yang harus membuat keputusan-keputusan berkaitan dengan penggunaan TI?;
(3). Bagaimana keputusankeputusan ini
dibuat dan dimonitor? Dari pertanyaan-pertanyaan diatas, dapat
simpulkan, bahwa pengukuran kinerja IT Governance yang baik adalah
dengan menghitung prosentase jumlah manajer yang dapat dengan akurat
menjelaskan tentang pelaksanaan IT Governance di organisasi yang
bersangkutan.
Teknisnya, menurut Weill & Ross
(2004:13) digambarkan skema untuk membantu memahami, mendesain,
mengkomunikasikan dan memelihara IT Governance yang efektif, yakni
sebagai berikut:
Dari skema diatas, dapat fahami bahwa
untuk mengerti, cara mendesain, melakukan proses komunikasi, dan
menindaklanjuti IT Governance
yang efektif adalah dengan :
1. Menetapkan dengan baik dan tepat strategi organisasi
2. Untuk menetapkan dengan baik dan tepat
strategi organisasi, maka organisasi harus memperhatikan perilaku
organisasi dan pengadopsian IT dalam organisasi tersebut.
3. Kemudian untuk menetapkan strategi organisasi dengan baik, juga diperlukan
perhatian dan pengaturan yang baik
terhadap 6 (enam) asset yang ada di organisasi tersebut, yakni:
relationship asset, physical asset, Intelectual property asset, human
relation asset, financial asset dan TI. Sedang bagaimanakah cara
mengatur semua asset tersebut dalam IT
Governance adalah dengan memperhatikan mekanisme dari IT governancenya,
yakni keputusan-keputusan tentang IT nya.
4. Terakhir, untuk menciptakan strategi organisasi yang baik dalam kaitannya
dengan penggunaan IT dalam organisasi,
maka harus memperhatikan pula sasaransasaran pencapaian kerja tiap-tiap
unit organisasi; yang sangat dipengaruhi oleh akuntabilitas pelaksanaan
IT nya. Jadi, terdapat keterkaitan dan koordinasi yang sangat erat
antara organisasi level pusat dan unit-unit dibawahnya; dan juga dengan
asset-aset yang ada pada suatu organisasi.
E. KESIMPULAN
Enterprise Information System (EIS)
merupakan pengembangan konsep CBIS dan DSS yang dioptimasi untuk
menyelesaikan permasalahan perusahaan atau organisasi secara menyeluruh,
dengan batasan-batasan: corporate wide system, holistic information,
business intelligent. Adapun kemampuan yang dimiliki oleh EIS yang baik,
adalah : drill down path, critical success factor, status access,
analisis, navigasi informasi, audio dan visual, dan komunikasi.
Organizational DSS adalah EIS yang lebih
khusus memasukkan DSS dalam arsitekturnya, yang digunakan untuk
mendukung keputusan yang difokuskan pada tugas-tugas organisatoris atau
kegiatan yang melibatkan banyak proses dan
pelaku.
Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi
informasi untuk mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi
mereka kadang masih membangun solusi dengan sistem yang tidak
terintegrasi. Sistem tersebut terpisah berdasarkan unit kerja maupun
berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan menjadi halangan ketika suatu
proses membutuhkan kolaborasi dengan proses lain untuk dapat
menyelesaikan jalannya proses tersebut. Manajemen Proses Bisnis (BPM)
adalah solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola proses
bisnis yang mereka miliki Dengan BPM perusahaan dapat dengan mudah
memodelkan dan mengubah proses bisnis sesuai kebutuhan agar dapat
dioptimisasi, yang pada akhirnya akan mengurangi ongkos produksi,
meningkatkan efisiensi karyawan, meningkatkan kepuasan pelanggan,
memperbaiki hubungan dengan partner bisnis, dan pada akhirnya adalah
meningkatkan keuntungan perusahaan.
Sumber:
http://12puby.wordpress.com/2011/03/03/pengertian-enterprise-sistem-informasi/
MEDIA SOSIAL (Social Media) adalah saluran atau sarana pergaulan sosial secara online di dunia maya (internet). Para pengguna (user) media sosial berkomunikasi, berinteraksi, saling kirim pesan, dan saling berbagi (sharing), dan membangun jaringan (networking).
.JPG)
.JPG)
